Papier rein,
Buchung raus.

Schritt eins: Die Rechnung kommt ins System. Per Drag & Drop eines PDFs, per E-Mail an eine Sammeladresse, per Scan eines Papierbelegs oder – bei Nachtläufen – per ACTIONSERVER, der eingehende Dateien automatisch abholt. QR-Codes mit strukturierten Zahlungsinformationen werden gesondert erkannt und ausgelesen.

Schritt zwei: Die OCR liest. Rechnungskopf (Lieferant, Rechnungsnummer, Datum), Gesamtbetrag, Steuer, Bankdaten, einzelne Positionen – alles wird erfasst. Für jeden Lieferanten kann eine Vorlage hinterlegt werden, damit die Erkennung schneller lernt und höhere Trefferquoten erreicht. Je häufiger ein Lieferant Rechnungen schickt, desto präziser wird das Auslesen.

Schritt drei: Die Archivierung. Der Beleg landet automatisch im ARCHIV II, wird per OCR beschlagwortet und ist sofort per Volltextsuche findbar. Gleichzeitig wird eine Vorschau erzeugt, die im Workflow angezeigt wird. Sollte die OCR unsichere Felder haben, werden sie markiert und können direkt korrigiert werden.

Schritt vier: Die Freigabe. Ein CRM-Workflow leitet die Rechnung automatisch an die zuständige Person oder Gruppe weiter. Ein Kontierungsvorschlag ist beigefügt, der Prüfstatus ist für alle Beteiligten jederzeit sichtbar. Zugriff auch aus dem Homeoffice und per WinLine MOBILE – Freigaben können unterwegs erfolgen. Bei Verzögerungen greifen automatische Eskalationen.

Schritt fünf: Die Buchung. Nach der Freigabe entsteht automatisch ein Buchungssatz in der FIBU. Die Zahlungsfreigabe wird parallel erstellt. In der FAKT wird der Beleg als interner Vorgang angelegt, mit Artikelneuanlage und Lagerbuchung, wenn es sich um eine Warenrechnung handelt. Der komplette Prozess von Eingang bis Buchung läuft ohne manuelle Erfassung – die Arbeit verschiebt sich von Tippen zu Prüfen.