ARCHIV I verwaltet interne WinLine-Belege, ARCHIV II auch externe Dokumente wie eingescannte Unterlagen und Office-Dateien. Volltextsuche, automatische Beschlagwortung, Zugriff von überall.
Papier kostet Platz, Zeit und Nerven – vor allem, wenn etwas wiedergefunden werden muss. Die WinLine bietet zwei Archivierungssysteme: ARCHIV I für Belege, die in der WinLine selbst entstehen, und ARCHIV II für alles andere – eingescannte Unterlagen, E-Mails, Office-Dateien, Grafiken. Zusammen mit CRM und SHARE entsteht daraus der Unterbau für das papierlose Büro: alles auffindbar, alles verknüpft, alles revisionssicher.
ARCHIV I ist der Ausgangspunkt. Es erfasst automatisch alle Belege, die in der WinLine selbst entstehen – Rechnungen, Mahnungen, Kontoblätter, Buchungsjournale. Die Beschlagwortung erfolgt im Hintergrund, ohne dass Mitarbeiter Schlagwörter pflegen müssten. Aus jeder WinLine-Maske führt ein Klick zum archivierten Dokument. Der praktische Gewinn: Sie suchen Belege nicht mehr, Sie öffnen sie.
ARCHIV II erweitert den Radius. Externe Dokumente – eingescannte Unterlagen, E-Mails, Word- und Excel-Dateien, PDFs von Lieferanten, Fotos vom Servicetechniker, Grafiken – werden mit aufgenommen. Die OCR läuft auch über gescannte Dokumente, sodass auch sie per Volltextsuche findbar sind. Archivierungsabläufe können mit Prüfstellen versehen werden: Ein Beleg muss durch bestimmte Hände, bevor er final abgelegt ist. COLD-Datenarchivierung nimmt große Datenmengen aus anderen EDV-Systemen auf, typischerweise historische Bestände oder ausgelaufene Software.
CRM und SHARE ergänzen das Trio. Das CRM verknüpft Dokumente mit Kunden, Projekten und Verträgen – eine Rechnung ist also nicht nur im Archiv, sondern auch in der Kundenakte auffindbar. SHARE ist die interne Collaboration-Plattform: Diskussionen, Wissensartikel, Chat, gemeinsame Dokumentenarbeit. Wer kennt das Problem: Eine wichtige E-Mail-Diskussion wird geführt, drei Monate später sucht jemand nach dem Ergebnis. Im Mailpostfach? Im OneDrive? Im SharePoint? SHARE hält diese Diskussionen strukturiert und auffindbar.
Der Umstieg muss nicht total sein. Viele Kunden führen Papier parallel weiter, bis Vertrauen ins System da ist. Nach einem halben Jahr merken die meisten, dass die Papierablage nicht mehr genutzt wird. Ein Betriebsprüfer kommt vorbei, die angefragten Belege aus 2019 sind in Minuten da – und der Papierkeller bleibt zu.
Das papierlose Büro entsteht nicht aus einem Modul, sondern aus dem Zusammenspiel. Alle drei laufen in der WinLine zusammen.
Interne WinLine-Belege strukturiert archivieren. Suchfunktion integriert.
Zusätzlich externe Dokumente – Office-Dateien, Scans, Grafiken, COLD-Daten.
Kundenservice, Vertragsverwaltung, Aufgaben, Marketing.
Collaboration-Plattform mit Chat und Diskussionsforum.
Volltextsuche findet alles – egal, wer es abgelegt hat.
Belege revisionssicher, vollständig, sofort abrufbar.
Druck, Ablage, Lagerraum – alles geht zurück.
Dokumente sind da, wo der Mitarbeiter ist – nicht umgekehrt.
Papier funktioniert – bis jemand etwas sucht, Wasser in den Keller läuft oder die Prüfung eine Rechnung aus 2017 sehen möchte. Sie können Papierbelege parallel weiterführen, nichts spricht dagegen. Die meisten Kunden bemerken nach einem halben Jahr, dass sie den Keller gar nicht mehr betreten.