Jeden Beleg,
sofort gefunden.

ARCHIV I ist der Ausgangspunkt. Es erfasst automatisch alle Belege, die in der WinLine selbst entstehen – Rechnungen, Mahnungen, Kontoblätter, Buchungsjournale. Die Beschlagwortung erfolgt im Hintergrund, ohne dass Mitarbeiter Schlagwörter pflegen müssten. Aus jeder WinLine-Maske führt ein Klick zum archivierten Dokument. Der praktische Gewinn: Sie suchen Belege nicht mehr, Sie öffnen sie.

ARCHIV II erweitert den Radius. Externe Dokumente – eingescannte Unterlagen, E-Mails, Word- und Excel-Dateien, PDFs von Lieferanten, Fotos vom Servicetechniker, Grafiken – werden mit aufgenommen. Die OCR läuft auch über gescannte Dokumente, sodass auch sie per Volltextsuche findbar sind. Archivierungsabläufe können mit Prüfstellen versehen werden: Ein Beleg muss durch bestimmte Hände, bevor er final abgelegt ist. COLD-Datenarchivierung nimmt große Datenmengen aus anderen EDV-Systemen auf, typischerweise historische Bestände oder ausgelaufene Software.

CRM und SHARE ergänzen das Trio. Das CRM verknüpft Dokumente mit Kunden, Projekten und Verträgen – eine Rechnung ist also nicht nur im Archiv, sondern auch in der Kundenakte auffindbar. SHARE ist die interne Collaboration-Plattform: Diskussionen, Wissensartikel, Chat, gemeinsame Dokumentenarbeit. Wer kennt das Problem: Eine wichtige E-Mail-Diskussion wird geführt, drei Monate später sucht jemand nach dem Ergebnis. Im Mailpostfach? Im OneDrive? Im SharePoint? SHARE hält diese Diskussionen strukturiert und auffindbar.

Der Umstieg muss nicht total sein. Viele Kunden führen Papier parallel weiter, bis Vertrauen ins System da ist. Nach einem halben Jahr merken die meisten, dass die Papierablage nicht mehr genutzt wird. Ein Betriebsprüfer kommt vorbei, die angefragten Belege aus 2019 sind in Minuten da – und der Papierkeller bleibt zu.