BELEG PRO übernimmt den kompletten Eingangsrechnungsprozess: OCR-Erkennung mit KI, automatische Archivierung, CRM-basierter Freigabeworkflow, Verbuchung in FIBU und FAKT.
Eingangsrechnungen kommen als PDF, als Papier, per E-Mail, mit QR-Code oder als E-Rechnung. BELEG PRO behandelt alle gleich: die KI-gestützte OCR liest die relevanten Felder aus, der Beleg landet im Archiv, ein Workflow organisiert die Freigabe, am Ende entsteht der Buchungssatz in der FIBU. Manuelle Erfassung wird die Ausnahme, nicht die Regel. Voraussetzung sind die Module ARCHIV II und CRM.
Schritt eins: Die Rechnung kommt ins System. Per Drag & Drop eines PDFs, per E-Mail an eine Sammeladresse, per Scan eines Papierbelegs oder – bei Nachtläufen – per ACTIONSERVER, der eingehende Dateien automatisch abholt. QR-Codes mit strukturierten Zahlungsinformationen werden gesondert erkannt und ausgelesen.
Schritt zwei: Die OCR liest. Rechnungskopf (Lieferant, Rechnungsnummer, Datum), Gesamtbetrag, Steuer, Bankdaten, einzelne Positionen – alles wird erfasst. Für jeden Lieferanten kann eine Vorlage hinterlegt werden, damit die Erkennung schneller lernt und höhere Trefferquoten erreicht. Je häufiger ein Lieferant Rechnungen schickt, desto präziser wird das Auslesen.
Schritt drei: Die Archivierung. Der Beleg landet automatisch im ARCHIV II, wird per OCR beschlagwortet und ist sofort per Volltextsuche findbar. Gleichzeitig wird eine Vorschau erzeugt, die im Workflow angezeigt wird. Sollte die OCR unsichere Felder haben, werden sie markiert und können direkt korrigiert werden.
Schritt vier: Die Freigabe. Ein CRM-Workflow leitet die Rechnung automatisch an die zuständige Person oder Gruppe weiter. Ein Kontierungsvorschlag ist beigefügt, der Prüfstatus ist für alle Beteiligten jederzeit sichtbar. Zugriff auch aus dem Homeoffice und per WinLine MOBILE – Freigaben können unterwegs erfolgen. Bei Verzögerungen greifen automatische Eskalationen.
Schritt fünf: Die Buchung. Nach der Freigabe entsteht automatisch ein Buchungssatz in der FIBU. Die Zahlungsfreigabe wird parallel erstellt. In der FAKT wird der Beleg als interner Vorgang angelegt, mit Artikelneuanlage und Lagerbuchung, wenn es sich um eine Warenrechnung handelt. Der komplette Prozess von Eingang bis Buchung läuft ohne manuelle Erfassung – die Arbeit verschiebt sich von Tippen zu Prüfen.
So läuft eine Eingangsrechnung durch BELEG PRO – vom ersten Eintreffen bis zum Buchungssatz.
Per Drag & Drop, E-Mail, Scan oder ACTIONSERVER landet die Rechnung im System.
Die KI liest alle relevanten Felder aus. Unsichere Stellen werden markiert.
Automatische Archivierung im ARCHIV II, Beschlagwortung per OCR.
CRM-Workflow leitet weiter. Kontierungsvorschlag, Prüfung, Genehmigung.
Buchungssatz in FIBU, Bewegungsdaten in FAKT, Zahlungsfreigabe automatisch.
Die meiste Arbeit übernimmt die Software. Menschen prüfen, nicht tippen.
Jeder sieht, wo ein Beleg steht. Schluss mit Rückfrage-E-Mails.
Standortunabhängige Freigaben – Rechnungen laufen, egal wo die Mitarbeiter sitzen.
Alle Belege revisionssicher archiviert, Volltextsuche in Sekunden.
Jede neue Rechnung macht die KI besser – besonders bei Stammlieferanten. Nach einigen Wochen liegt die Trefferquote bei den wichtigsten Absendern meist über 90 Prozent. Für Sonderformate legen wir einmal eine Vorlage an, danach läuft der Rest automatisch. Perfektion ist nicht das Ziel – die Verschiebung von Tipparbeit zu Prüfarbeit schon.